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Es momento de dejar Excel cuando la planilla depende de una sola persona, cuando hay varias versiones del mismo archivo o cuando conocer el stock disponible o el saldo de clientes requiere revisar varias fuentes. Excel es una herramienta muy buena para calcular y analizar, pero no fue pensado para que varias personas registren operaciones al mismo tiempo, con controles y con historial.
Por LogTech® Software & Soluciones Tecnológicas · 3 min de lectura
Un sistema de gestión guarda toda la información en un mismo lugar y la comparte entre áreas. Cada persona ve lo que necesita, con permisos según su tarea. Cada operación queda registrada con fecha y usuario. Y los datos se cargan una sola vez: la venta descuenta stock, genera la factura y actualiza la cuenta corriente.
Hay dos caminos. Un sistema enlatado está desarrollado de antemano y funciona bien cuando la forma de trabajar de la empresa coincide con la del sistema. Un desarrollo a medida se arma según los procesos de cada empresa y conviene cuando el negocio tiene particularidades que un sistema estándar no contempla o cuando hay que conectar varias áreas y herramientas. En la nota Software a medida o sistema enlatado explicamos cuándo conviene cada uno.
Muchas veces hay más de las que se cree.
Unificar nombres de clientes, códigos de productos y categorías antes de migrar.
Los datos de las planillas se importan al sistema, sin necesidad de volver a cargarlos.
Durante unas semanas se usa el sistema nuevo y se controla contra la planilla.
Cada persona aprende la parte del sistema que va a usar.
Cuando el sistema está en uso y los datos coinciden, la planilla queda solo como archivo.
Pasar a un sistema de gestión no significa dejar de usar Excel para todo. Sigue siendo útil para análisis puntuales. La diferencia es que los datos salen del sistema, ya ordenados, y no se usan las planillas como base de datos de la empresa.
Respuestas breves a las consultas más habituales sobre este tema.
Sí. Lo habitual es ordenar los datos y luego importarlos al sistema para no volver a cargarlos.
Depende de cuántas áreas se incluyan y de cómo estén los datos. Una buena práctica es empezar por un área y sumar las demás por etapas.
Si el sistema está pensado según cómo trabaja tu equipo y hay acompañamiento en la implementación, la adopción es mucho más simple que con un sistema genérico.
Qué hace falta para que tu sistema emita la factura electrónica de ARCA automáticamente al registrar la venta, sin cargarla dos veces.
Leer notaPyMEsCómo elegir por dónde empezar a automatizar en una pyme: los procesos que más tiempo consumen, los que generan errores y los que frenan a otras áreas.
Leer notaPyMEsDiferencias entre un sistema enlatado y un software a medida, en qué casos conviene cada uno y cómo combinar los dos.
Leer notaEn LogTech® Software & Soluciones Tecnológicas desarrollamos sistemas de gestión a medida que reemplazan las planillas por un sistema compartido entre áreas, con facturación electrónica con ARCA, stock, cobranzas y reportes. Migramos la información existente y acompañamos al equipo en el cambio.
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